Director Adjunto de Operaciones

Clasificación

Empleado exento con 12 meses de experiencia

Reporta a

Director de Operaciones

Resumen

El Subdirector de Operaciones es responsable de apoyar a todo el equipo de operaciones junto con el Director de Operaciones. Es responsable de supervisar la inscripción, PowerSchool y todos los eventos de registro y orientación familiar. Además, el Subdirector de Operaciones brindará apoyo administrativo y operativo para las responsabilidades operativas diarias que se enumeran a continuación.

Responsabilidades

Participación de Estudiantes y Familias

• Construir y gestionar relaciones con las partes interesadas clave (familias, personal, estudiantes, Oficina de la Escuela Charter, proveedores, socios organizacionales y equipo de liderazgo).
• Desarrollar procesos internos y liderar los esfuerzos de reclutamiento de estudiantes para garantizar la solvencia fiscal de la escuela.
• Desempeñar un rol principal supervisando el proceso de inscripción de estudiantes, incluyendo la solicitud, la lotería, la lista de espera, la transferencia, el proceso de baja y el monitoreo de la precisión de los registros ATS y SIS.
• Apoyar en el establecimiento y la gestión del plan de asistencia estudiantil, trabajando con los equipos escolares y las familias para aumentar la asistencia estudiantil.
• Comunicarse regularmente con las familias sobre el desempeño de sus hijos, las políticas escolares, las excursiones y eventos
• Supervisar todo el proceso de inscripción de PowerSchool para familias, la lotería, todos los eventos y actividades de reclutamiento de estudiantes y servir como punto de contacto principal para las familias y el equipo de operaciones en todo lo relacionado con la inscripción de estudiantes.
• Gestionar el proceso de reclutamiento de estudiantes, incluyendo la difusión y las visitas guiadas para padres.
• Asegurarse de que la inscripción de estudiantes tenga la cantidad correcta de estudiantes.
• Mantener la lista de espera de estudiantes de acuerdo con la ley estatal. Recibe y organiza solicitudes.
• Transmite la documentación de transferencia/baja de estudiantes a y/o desde la escuela anterior o actual del estudiante.

Expedientes Estudiantiles

• Responsable del mantenimiento, la precisión y el correcto funcionamiento de todos los expedientes estudiantiles, creando una biblioteca digital de todos los estudiantes actuales y futuros.
• Mantiene y actualiza la información de los estudiantes en las áreas académica, información de contacto personal, información de salud y emergencia, y permiso de los padres, utilizando la base de datos requerida por el estado y la base de datos de la escuela.
• Asegura que el contenido de la información de los estudiantes sea preciso y esté organizado y archivado según lo exige la ley estatal.
• Recopila y archiva los expedientes estudiantiles.
• Gestiona/controla la asistencia y las tardanzas de los estudiantes.

Administración de la Oficina Principal

• Asegura que la oficina esté decorada. Bien, limpio, adecuado para el ingreso de las familias y organizado para las labores operativas.
• Saludar cordialmente a todas las familias e invitados de la oficina principal y priorizar la atención al cliente al atenderlos.
• Responder a las llamadas conforme lleguen, derivarlas con prontitud a la persona adecuada, tomar nota o identificar tendencias en las llamadas para las acciones a tomar con el equipo.

Transporte

• Gestionar el transporte de los estudiantes en autobús y otros medios de transporte para la llegada, la salida y las excursiones.
• Asegurarse de que el horario de transporte de los estudiantes esté alineado con el calendario escolar.
• Gestionar los cambios diarios de medio de transporte para los estudiantes cuyo medio de transporte habitual sea diferente al habitual.

Administrativo

• Coordinar las excursiones con el personal y hacer los arreglos necesarios para las comidas (almuerzos fríos del DOE).
• Coordinar la venta de uniformes y camisetas escolares
• Administrar la Encuesta Anual de Padres e intentar alcanzar la mayor tasa de participación posible, recopilar estadísticas y archivar todas las encuestas
• Mejorar continuamente los sistemas y procedimientos operativos escolares y liderar o apoyar proyectos especiales

Instalaciones

• Comunicar las necesidades urgentes del edificio al Director de Operaciones/Conserjería en el lugar e instalar buzones de correo para empleados, letreros para las habitaciones, pases para pasillos y procedimientos de salida de emergencia
• Mantener el sistema para atender las necesidades de las instalaciones
• Gestionar al personal con las necesidades de las instalaciones y la gestión de pedidos a través de Monday.com (muebles, libros, útiles escolares, registros, red tecnológica, computadoras, fotocopiadoras, otros activos, teléfono, etc.)

Calificaciones

• Licenciatura Requerido
• Se requiere fluidez en español
• Al menos 3 años de experiencia en operaciones profesionales, preferiblemente en un entorno de escuela chárter de la ciudad de Nueva York
• Se requiere dominio de Google Suite, ATS y PowerSchool

Responsabilidades de supervisión

Si bien este puesto no implica la supervisión directa de nadie oficialmente, como Subdirector de Operaciones, servirás de modelo para el equipo y participarás en las actividades de supervisión según sea necesario, según lo indique el Director de Operaciones.

Tipo de puesto y horas de trabajo esperadas

Este puesto es de tiempo completo con una duración de 12 meses. El horario y días laborales regulares son de lunes a viernes, de 8:00 a. m. a 4:00 p. m., además de cualquier evento especial al que se espera que asista todo el personal. Se requieren algunos sábados.

Rango salarial

$80,000-$95,000 anuales (según la experiencia)

Viajes

Se requieren viajes mínimos o nulos

Declaración de Igualdad de Oportunidades de Empleo (EEO)

La Escuela Charter de Salud y Ciencias Dr. Richard Izquierdo ofrece igualdad de oportunidades laborales a todos los empleados y solicitantes de empleo y prohíbe la discriminación y el acoso de cualquier tipo, independientemente de su raza, color, religión, edad, sexo, origen nacional, discapacidad, genética, condición de veterano protegido, orientación sexual, identidad o expresión de género o cualquier otra característica protegida por las leyes federales, estatales o locales. Esta política se aplica a todos los términos y condiciones de empleo, incluidos el reclutamiento, la contratación, la colocación, la promoción, la terminación, el despido, el reingreso y la transferencia, las licencias, la compensación y la capacitación.