Asistente del administrador de propiedades

Descripción del empleo

Descripción:

El/La Asistente del Administrador de la Propiedad es responsable de brindar apoyo administrativo clave y asistencia al Administrador de la Propiedad en las operaciones diarias de la propiedad. Además de otras funciones, el/la Asistente del Administrador de la Propiedad cobra el alquiler y las cuotas de los residentes, registra los ingresos y depósitos, y representa y defiende la marca Birchstone y los valores de la empresa.

Para desempeñar este puesto con éxito, la persona debe ser capaz de realizar cada tarea esencial de forma satisfactoria. Se podrán realizar adaptaciones razonables para que las personas cualificadas con discapacidades puedan realizar las funciones esenciales del trabajo.

TAREAS ESENCIALES:

Asistir al Administrador de la Propiedad en todos los aspectos de las operaciones de la propiedad para garantizar el cumplimiento de los estándares de Birchstone, un servicio excepcional y el máximo grado de satisfacción de los residentes, manteniendo al mismo tiempo los valores de Birchstone y trabajando dentro de las directrices presupuestarias.

Brindar un servicio al cliente ejemplar a todos los residentes actuales, futuros y anteriores. Crear y desarrollar experiencias significativas y memorables mediante el desarrollo de relaciones personales.

Asistir al administrador de la propiedad en la supervisión del equipo de arrendamiento y servicio.

Apoyar a los especialistas en arrendamiento y garantizar el cumplimiento de las normas de Vivienda Justa; verificar las solicitudes de los residentes y ayudar a mostrar las unidades y la propiedad a los posibles residentes.

Liderar las iniciativas de cobro de alquileres; registrar los cobros de alquileres, realizar depósitos y conciliaciones bancarias, y supervisar las funciones contables de la propiedad.

Asistir al administrador de la propiedad con desalojos, cortes de servicios públicos, etc., según sea necesario.

Asistir al administrador de la propiedad en la supervisión del proceso de renovación; crear y entregar avisos de renovación, revisar las renovaciones y adendas de los contratos de arrendamiento, etc.

Revisar, mantener y actualizar los archivos de arrendamiento y los registros informáticos de los residentes.

Inspeccionar minuciosamente las unidades después de las mudanzas: registrar, documentar y fotografiar su estado. Recorrer e inspeccionar todas las unidades en preparación para garantizar que estén listas para los nuevos residentes.

Atender las inquietudes de los residentes y brindar un servicio al cliente excepcional.

Asegurarse de que todos los permisos aplicables (licencia multifamiliar, piscina/spa, etc.) estén vigentes en todo momento.

Procesar formularios, informes e información administrativa.

Brindar sugerencias para mejorar la eficiencia y los procesos generales; mantenerse al tanto del mercado y sugerir cambios de precios.

Investigar las comodidades, actividades y programas para nuevos residentes que agreguen valor a la propiedad e impulsen los ingresos.

Asistir al administrador de la propiedad en la capacitación de los miembros del equipo sobre el servicio adecuado a los residentes, las técnicas de arrendamiento y las mejores prácticas.

Recorrer las instalaciones con frecuencia para garantizar que la propiedad y las unidades estén listas para mostrarse, que se respeten los estándares y valores de Birchstone, que se sigan los procedimientos y que la propiedad funcione de manera eficiente y en cumplimiento con las regulaciones aplicables.

Asistir al administrador de la propiedad con la implementación y supervisión de las iniciativas corporativas y específicas del área/región. Birchstone Residential | Descripción del puesto de Asistente de Administrador de Propiedades – Rev. 12.2020

Requisitos:

EDUCACIÓN Y EXPERIENCIA:

• Se requiere diploma de preparatoria o equivalente; se prefiere una licenciatura en Administración de Empresas, Ventas o un campo relacionado.
• Se prefieren dos (2) o más años de experiencia laboral en comunidades multifamiliares, con precio convencional/de mercado, Clase A y Clase B.
• Se prefieren dos (2) o más años de experiencia laboral en arrendamiento residencial y/o ventas.
• Se prefiere un (1) o más años de experiencia laboral en un puesto de liderazgo o supervisión.

LICENCIAS Y CERTIFICACIONES:

• Se prefieren las certificaciones de Administrador de Propiedades Certificado (CPM), Administrador de Apartamentos Certificado (CAM) y/o Administrador Residencial Acreditado (ARM).

CONOCIMIENTOS Y HABILIDADES:

• Experiencia suficiente en marketing, arrendamiento y gestión financiera.
• Sólidas habilidades de liderazgo, colaboración e interpersonales.
• Capacidad para trabajar de forma independiente y en equipo.
• Enfoque innovador para la resolución de problemas.
• Familiaridad con conocimientos básicos de contabilidad y matemáticas.
• Debe poseer habilidades demostradas de comunicación escrita y verbal.
• Excelentes habilidades de gestión del tiempo; capacidad para trabajar bien bajo presión y cumplir con los plazos.
• Capacidad para gestionar eficazmente varios proyectos simultáneamente y priorizar tareas.
• Sólidas habilidades de organización y planificación; atención al detalle.
• Dominio de Microsoft Office Suite o software relacionado. Posee conocimientos generales de informática.

  Dominio o capacidad para aprender rápidamente el software Entrata y/u otras soluciones de software de administración de propiedades y complementarias.

  Capacidad para trabajar en horarios variables y responder con prontitud a situaciones de emergencia.

  Se prefiere ser bilingüe en inglés y español, pero no es un requisito.

  OTROS REQUISITOS: Se requiere licencia de conducir válida.