Coordinador de Administración
Descripción del empleo
Descripción de la empresa
Community Housing of Wyandotte County (CHWC, Inc.) es una organización integral de desarrollo comunitario cuya misión es invertir en el poder de nuestros vecinos para construir comunidades que prosperen durante generaciones mediante la mejora de la vivienda y otras iniciativas relacionadas con la calidad de vida. Construimos y renovamos viviendas hermosas, eficientes, duraderas y saludables; promovemos la propiedad sostenible de la vivienda mediante asesoramiento personalizado, clases y asistencia financiera; e involucramos y fortalecemos los vecindarios a través del arte, iniciativas ecológicas y el desarrollo de empresas juveniles.
Descripción del puesto
El Coordinador de Administración ayuda a expandir y fortalecer los programas actuales de CHWC, como Reparación de Viviendas y Asesoramiento para Nuevos Propietarios. Sus responsabilidades incluyen ampliar nuestra lista de contratistas de confianza y apoyar la ejecución y promoción de estos programas. También identificará oportunidades de recaudación de fondos y trabajará para mejorar la colaboración entre departamentos. Además, el coordinador desarrollará nuevos flujos de trabajo y procesos utilizando los sistemas de información existentes de CHWC. Este es un puesto temporal de tiempo completo con derecho a prestaciones que finalizará el 21 de octubre de 2025.
< ... Entreviste al personal involucrado para alinear los procesos documentados con las tareas reales.
- Trabaje con todos los equipos para mejorar la colaboración entre los departamentos de la organización.
- Procedimientos Operativos Estándar
- Actualice todos los POE de cada programa identificado anteriormente.
- Revise las oportunidades de financiación actuales y sus requisitos de cumplimiento para alinear mejor los procesos relacionados con este programa.
- Lidere reuniones interdepartamentales para mejorar la comunicación interna.
- Revise el CRM actual y cree flujos de trabajo y automatización para una mejor comunicación con los clientes externos.
- Identifique los informes necesarios y cree informes de seguimiento para uso interno. Definir la frecuencia y el propósito de los informes creados
- Capacitar al personal en los nuevos procesos e informes de CRM
- Ejecutar actividades de divulgación
- Crear un calendario de divulgación por programa o tipo de administración
- Asegurarse de que el personal y los voluntarios tengan acceso a sus responsabilidades y las comprendan.
- Capacitar al personal en los nuevos procedimientos y procesos esenciales para la administración.
- Asegurarse de que los datos sobre la vivienda y la estabilidad financiera de los clientes se registren completamente en los sistemas internos.
- Identificar a los socios comunitarios y Recursos para ofrecer a los clientes de CHWC.
- Ejecutar campañas de divulgación utilizando flujos de trabajo de CRM actualizados y automatización.
- Identificar a los socios comunitarios y Recursos para ofrecer a los clientes de CHWC.
- Asegurarse de que los datos sobre la vivienda y la estabilidad financiera de los clientes se registren completamente en los sistemas internos.
- Capacitar al personal en los nuevos procedimientos y procesos esenciales para la administración.
- Asegurarse de que el personal y los voluntarios tengan acceso a sus responsabilidades y las comprendan.
- Crear un calendario de divulgación por programa o tipo de administración
- Ejecutar actividades de divulgación
- Capacitar al personal en los nuevos procesos e informes de CRM
- Identifique los informes necesarios y cree informes de seguimiento para uso interno. Definir la frecuencia y el propósito de los informes creados
- Revise el CRM actual y cree flujos de trabajo y automatización para una mejor comunicación con los clientes externos.
- Lidere reuniones interdepartamentales para mejorar la comunicación interna.
- Revise las oportunidades de financiación actuales y sus requisitos de cumplimiento para alinear mejor los procesos relacionados con este programa.
Recaudación de fondos.
- Identificar la capacidad de recaudación de fondos necesaria para el crecimiento del programa.
-
Recopilar la retroalimentación del personal, socios, voluntarios y clientes sobre la implementación inicial de las nuevas campañas de administración y preparar informes para compartir información clave.
Evaluar la efectividad del programa.Efectividad del programa.
- Recopilar la retroalimentación del personal, socios, voluntarios y clientes sobre la implementación inicial de los procesos y preparar informes para compartir información clave.
-
Identificar las deficiencias en Esfuerzos de divulgación y posibles soluciones para cada uno.
-
Hacer recomendaciones para cambios en la estrategia o la implementación del programa.
Calificaciones
- Diploma de preparatoria, título de asociado o algún título universitario, preferiblemente en marketing, ventas, servicio al cliente o un campo similar, o experiencia alternativa demostrable.
- Más de 2 años de experiencia en administración de oficinas o experiencia relevante. (Se prefiere experiencia en vivienda y servicios de desarrollo comunitario).
- Excelentes habilidades de comunicación escrita y verbal en inglés.
- Dominio de aplicaciones de oficina, incluyendo Outlook, SharePoint, Teams, Word, PowerPoint y Excel.
- Experiencia intermedia en bases de datos (Salesforce, AppFolio).
- Sólidas habilidades tecnológicas y Aptitud: El CHWC está evolucionando hacia un entorno cada vez más basado en la nube, sin papel y móvil, por lo que es fundamental familiarizarse con las herramientas tecnológicas existentes y emergentes.
- Capacidad para identificar áreas de mejora en procesos, políticas y procedimientos.
- Capacidad para desarrollar capacitación y recursos de trabajo.
- Capacidad para asistir ocasionalmente a reuniones y eventos fuera del horario laboral.
- Se valorará la capacidad de hablar, leer y escribir en español, birmano o nepalí.
Horas: 40 horas semanales. Es posible que se requieran eventos ocasionales por la tarde y los fines de semana.
Compensación: Salario base: $12-$15 por hora (DOQ)
Beneficios: Este puesto cumple con los requisitos para recibir atención médica, dental y de la vista de CHWC.
EXIGENCIAS FÍSICAS:
Las exigencias físicas descritas son representativas de las que un empleado debe cumplir para desempeñar con éxito las funciones esenciales de este puesto. Se realizarán adaptaciones razonables, según lo exige la Ley de Estadounidenses con Discapacidades (ADA), para que las personas con discapacidad puedan realizar funciones esenciales.
- Capacidad para comunicarse eficazmente (verbalmente, por escrito, por teléfono o videoconferencia) con clientes internos y externos, brindar capacitación a subordinados, brindar atención al cliente y realizar tareas administrativas habituales.
- Requiere periódicamente levantar, transportar y manipular cajas de registros, carteles publicitarios, computadoras portátiles o equipos de presentación y otros artículos con un peso máximo de 13.6 kg (30 libras).
- Capacidad para soportar la exposición ocasional al ruido, al polvo y trabajar con sustancias químicas, humos o fragancias ambientales comunes.
- El trabajo se realiza principalmente en un entorno de oficina típico con control de temperatura y luz natural y artificial, con aproximadamente el 25 % de las tareas al aire libre, lo que requiere exposición al clima estacional y las fluctuaciones de temperatura asociadas.