Asistente de Apoyo Departamental-BHS-Laveen

Resumen del puesto:Brinda apoyo administrativo y de oficina para un departamento determinado de una manera que sea de alta calidad y rápida, realizando personalmente las siguientes tareas. Responsable de garantizar que todas las tareas críticas se cumplan puntualmente.

Tareas Críticas:

• Realiza funciones administrativas y de oficina rutinarias, como redactar correspondencia, programar citas, organizar y mantener archivos impresos y electrónicos, y proporcionar información a visitantes y personas que llaman.
• Contesta el teléfono y proporciona información a quienes llaman, toma mensajes y/o transfiere llamadas a las personas correspondientes sin demora.
• Recibe a los pacientes, clientes y proveedores a su llegada al centro y se asegura de que sean dirigidos correctamente, registrando la información necesaria según lo exija la política.
• Programa las citas de los clientes en plena coordinación con los administradores de casos, consejeros y médicos.
• Realiza llamadas recordatorias sobre las citas a los clientes.
• Cumple plenamente con todas las normas y políticas de confidencialidad y no divulga información de pacientes o clientes a personas no autorizadas.
• Se centra en las necesidades de los pacientes y clientes, tomando todas las medidas necesarias para garantizar que Se responde rápidamente a las personas según sus problemas planteados y las observaciones del titular del puesto.

  Utiliza computadoras para diversas aplicaciones, como la gestión de bases de datos o el procesamiento de textos.

  Crea, mantiene e ingresa información en bases de datos.

  Ejecuta y gestiona correctamente toda la documentación y las autorizaciones necesarias, como los documentos de divulgación de información.

  Establece y administra sistemas de archivo en papel o electrónicos, registrando información, actualizando la documentación o manteniendo documentos, como registros de asistencia, correspondencia u otros materiales.

  Opera equipos de oficina, como máquinas de fax, fotocopiadoras o sistemas telefónicos, y organiza reparaciones cuando fallan.

  Recibe a los visitantes o personas que llaman y atiende sus consultas o las deriva a las personas adecuadas según sus necesidades.

  Conoce todas las normas y políticas de seguridad y realiza todas las funciones laborales de manera altamente segura.

  Puede brindar asistencia ocasional en caso de crisis en colaboración con personal autorizado. Mantiene la programación y los calendarios de eventos.

  Completa los formularios de acuerdo con los procedimientos de la empresa.

  Distribuye el correo de forma precisa y puntual.

  Mantiene y realiza los pedidos de suministros de oficina.

  Programa y confirma citas para clientes y/o miembros del equipo directivo.

  Hace copias y envía correctamente la correspondencia u otros materiales electrónicos e impresos.

  Demuestra la capacidad de cambiar las prioridades regularmente para completar todas las tareas a pesar de las frecuentes interrupciones.

  Demuestra la capacidad de comunicarse con claridad, tanto oralmente como por escrito, mientras realiza todas las funciones esenciales.

  Realiza otros proyectos y tareas especiales según se le asignen.

  Tareas requeridas:

  Diploma de secundaria, preferiblemente con un título de asociado.

  De uno a tres años de experiencia administrativa en un entorno médico, preferiblemente con experiencia en salud conductual.

  Experiencia trabajando en un Preferiblemente con experiencia en entornos nativos americanos.

• Certificación en RCP.
• Autorización de huellas dactilares solo para TCH.
• Capacidad demostrada para relacionarse con diversas culturas, en particular con la comunidad del río Gila y/u otras culturas nativas americanas.
• Interés en temas médicos, atención al paciente y servicio al cliente.
• Se valora la experiencia previa en entornos médicos.