Especialista Administrativo
Descripción del empleo
Título: Especialista administrativo
Ubicación: Jacksonville, FL
Estado: Tiempo completo
Autorización: Autorización de seguridad SECRETA.
Yakshna Solutions, Inc. (YSI) es una pequeña empresa propiedad de mujeres con certificación ISO 9001, 20000:1, 27001 y evaluación CMMI Nivel 3, con sede en Herndon, Virginia, EE. UU. YSI ofrece soluciones y servicios profesionales de TI a corporaciones comerciales y organizaciones gubernamentales.
YSI se compromete a servir a sus comunidades comerciales como un proveedor líder de TI que proporciona soluciones y servicios comerciales de TI innovadores, de calidad y rentables.
YSI ofrece un paquete de beneficios competitivo que incluye lo siguiente: 401(k), seguro médico, dental y de la vista, seguro de vida, seguro por discapacidad a corto y largo plazo, tiempo libre remunerado, capacitación y asistencia para el desarrollo profesional.
Responsabilidades del puesto:
· Realizar un inventario trimestral de consumibles administrativos.
· Asistir en el proceso de adquisición, asegurando la reposición oportuna de suministros.
· Realizar un seguimiento de las tendencias de uso de suministros y recomendar ajustes a los niveles de inventario.
· Mantener registros precisos de las actividades de adquisición para fines de auditoría.
· Desarrollar un conocimiento práctico del Protocolo Naval y las prácticas ceremoniales.
· Asegúrese de que todas las comunicaciones y correspondencia se ajusten a los protocolos adecuados.
· Coordine los acuerdos de protocolo para las visitas de oficiales navales de alto rango.
· Asesore sobre etiqueta y consideraciones culturales durante compromisos multinacionales.
· Cree y administre el sistema de seguimiento administrativo para monitorear los plazos.
· Garantizar un seguimiento oportuno de las acciones y las asignaciones de tareas.
· Notifique a los líderes sobre los plazos próximos y las tareas pendientes.
· Actualice el sistema de seguimiento regularmente para reflejar las actividades completadas y pendientes.
· Asistir en la planificación y ejecución de las reuniones de la Conferencia Naval Interamericana (CNI) y eventos relacionados.
· Coordine la logística de las sedes, el transporte y el alojamiento de los participantes.
· Elaborar y distribuir agendas, actas y materiales de apoyo para reuniones.
· Facilitar servicios de interpretación y traducción para participantes bilingües.
· Apoyar conferencias virtuales y presenciales con arreglos técnicos y logísticos.
· Mantener y actualizar el sitio web de la Secretaría con información actual.
· Coordinar con el personal de N6 para abordar problemas técnicos y actualizaciones.
· Gestionar plataformas virtuales para reuniones remotas y seminarios web.
· Garantizar el manejo seguro de datos y comunicaciones digitales.
· Realizar un seguimiento de los gastos relacionados con operaciones administrativas y eventos.
· Ayudar en la preparación de presupuestos para proyectos y adquisiciones.
· Mantener archivos de materiales de conferencias, resoluciones y registros oficiales.
· Elaborar resúmenes de debates y resoluciones clave para uso de la Secretaría.
· Garantizar el cumplimiento de las políticas de gestión de registros.
· Asistir en la incorporación de nuevo personal y familiarizarlo con el Protocolo y las operaciones navales.
· Programar sesiones de capacitación o talleres para el desarrollo del equipo.
· Mantener los registros del personal y supervisar los plazos de renovación de contratos.
· Realizar un seguimiento e informar sobre el progreso de las resoluciones y las acciones de las conferencias.
· Preparar paquetes informativos y materiales de referencia para reuniones y compromisos.
· Organizar y apoyar las actividades relacionadas con el protocolo, incluidas las recepciones oficiales.
· Proporcionar servicios de interpretación durante reuniones y compromisos bilaterales.
· Asistir en los preparativos de viaje del personal de la Secretaría y los dignatarios visitantes.
· Brindar apoyo en la implementación de planes de contingencia ante eventos interrumpidos.
· Adaptarse rápidamente a tareas urgentes o imprevistas y a prioridades cambiantes.
· Trabajar con miembros de países socios que hablen español y portugués brasileño.
Habilidades requeridas:
· Se requiere fluidez en español.
· Experiencia en administración profesional de sistemas.
· Autorización de seguridad SECRETA.
Tipo de trabajo: Tiempo completo
Salario: $60,000.00 – $70,000.00 por año
Beneficios:
- Plan 401(k)
- Seguro dental
- Seguro médico
Horario:
- Turno de 8 horas
- Lunes a viernes
Lugar de trabajo: Presencial
Título: Especialista administrativo
Ubicación: Jacksonville, FL
Estado: Tiempo completo
Autorización: Autorización de seguridad SECRETA.
Yakshna Solutions, Inc. (YSI) es una pequeña empresa propiedad de mujeres con certificación ISO 9001, 20000:1, 27001 y evaluación CMMI Nivel 3, con sede en Herndon, Virginia, EE. UU. YSI ofrece soluciones y servicios profesionales de TI a corporaciones comerciales y organizaciones gubernamentales.
YSI se compromete a servir a sus comunidades comerciales como un proveedor líder de TI que proporciona soluciones y servicios comerciales de TI innovadores, de calidad y rentables.
YSI ofrece un paquete de beneficios competitivo que incluye lo siguiente: 401(k), seguro médico, dental y de la vista, seguro de vida, seguro por discapacidad a corto y largo plazo, tiempo libre remunerado, capacitación y asistencia para el desarrollo profesional.
Responsabilidades del puesto:
· Realizar un inventario trimestral de consumibles administrativos.
· Asistir en el proceso de adquisición, asegurando la reposición oportuna de suministros.
· Realizar un seguimiento de las tendencias de uso de suministros y recomendar ajustes a los niveles de inventario.
· Mantener registros precisos de las actividades de adquisición para fines de auditoría.
· Desarrollar un conocimiento práctico del Protocolo Naval y las prácticas ceremoniales.
· Asegúrese de que todas las comunicaciones y correspondencia se ajusten a los protocolos adecuados.
· Coordine los acuerdos de protocolo para las visitas de oficiales navales de alto rango.
· Asesore sobre etiqueta y consideraciones culturales durante compromisos multinacionales.
· Cree y administre el sistema de seguimiento administrativo para monitorear los plazos.
· Garantizar un seguimiento oportuno de las acciones y las asignaciones de tareas.
· Notifique a los líderes sobre los plazos próximos y las tareas pendientes.
· Actualice el sistema de seguimiento regularmente para reflejar las actividades completadas y pendientes.
· Asistir en la planificación y ejecución de las reuniones de la Conferencia Naval Interamericana (CNI) y eventos relacionados.
· Coordine la logística de las sedes, el transporte y el alojamiento de los participantes.
· Elaborar y distribuir agendas, actas y materiales de apoyo para reuniones.
· Facilitar servicios de interpretación y traducción para participantes bilingües.
· Apoyar conferencias virtuales y presenciales con arreglos técnicos y logísticos.
· Mantener y actualizar el sitio web de la Secretaría con información actual.
· Coordinar con el personal de N6 para abordar problemas técnicos y actualizaciones.
· Gestionar plataformas virtuales para reuniones remotas y seminarios web.
· Garantizar el manejo seguro de datos y comunicaciones digitales.
· Realizar un seguimiento de los gastos relacionados con operaciones administrativas y eventos.
· Ayudar en la preparación de presupuestos para proyectos y adquisiciones.
· Mantener archivos de materiales de conferencias, resoluciones y registros oficiales.
· Elaborar resúmenes de debates y resoluciones clave para uso de la Secretaría.
· Garantizar el cumplimiento de las políticas de gestión de registros.
· Asistir en la incorporación de nuevo personal y familiarizarlo con el Protocolo y las operaciones navales.
· Programar sesiones de capacitación o talleres para el desarrollo del equipo.
· Mantener los registros del personal y supervisar los plazos de renovación de contratos.
· Realizar un seguimiento e informar sobre el progreso de las resoluciones y las acciones de las conferencias.
· Preparar paquetes informativos y materiales de referencia para reuniones y compromisos.
· Organizar y apoyar las actividades relacionadas con el protocolo, incluidas las recepciones oficiales.
· Proporcionar servicios de interpretación durante reuniones y compromisos bilaterales.
· Asistir en los preparativos de viaje del personal de la Secretaría y los dignatarios visitantes.
· Brindar apoyo en la implementación de planes de contingencia ante eventos interrumpidos.
· Adaptarse rápidamente a tareas urgentes o imprevistas y a prioridades cambiantes.
· Trabajar con miembros de países socios que hablen español y portugués brasileño.
Habilidades requeridas:
· Se requiere fluidez en español.
· Experiencia en administración profesional de sistemas.
· Autorización de seguridad SECRETA.
Tipo de trabajo: Tiempo completo
Salario: $60,000.00 – $70,000.00 por año
Beneficios:
- Plan 401(k)
- Seguro dental
- Seguro médico
Horario:
- Turno de 8 horas
- Lunes a viernes
Lugar de trabajo: Presencial