Descripción del empleo

OpenGov es líder en software con IA para ciudades, condados, agencias estatales y distritos especiales. Con la misión de impulsar un gobierno más eficaz y responsable, OpenGov presta servicios a 2000 comunidades en todo Estados Unidos. OpenGov está diseñado exclusivamente para las necesidades específicas del sector público en materia de gestión de activos, permisos y licencias, gestión de adquisiciones y contratos, impuestos e ingresos, presupuestos y planificación, y gestión financiera. La plataforma OpenGov permite a las organizaciones operar de forma más eficiente, adaptarse al cambio y fortalecer la confianza pública.

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Socio Administrativo Comercial del Socio Ejecutivo Sénior, Oficina del Director Ejecutivo.

OpenGov busca un Socio Administrativo Comercial altamente organizado, proactivo y dinámico para apoyar a nuestro Socio Ejecutivo Sénior del Director Ejecutivo. Con sede en nuestra sede de San Francisco, desempeñarás un papel fundamental para garantizar que nuestras operaciones ejecutivas se desarrollen con precisión, ritmo y profesionalismo.

Este no es un puesto administrativo cualquiera; es una oportunidad dinámica para alguien que se desenvuelve bien bajo presión, anticipa las necesidades y actúa con decisión. Serás la mano derecha estratégica del SEBP, ayudando a gestionar una agenda compleja y dinámica, coordinando viajes sin contratiempos, gestionando la logística y garantizando que la oficina del director ejecutivo funcione al máximo nivel. Negociar acuerdos con todos los proveedores es fundamental, desde viajes y alojamiento hasta planificación y servicios de eventos. Se espera que presentes constantemente las opciones más estratégicas y rentables disponibles para facilitar una toma de decisiones rápida e informada.

Responsabilidades:

Ejecutivo y Soporte Administrativo:

• Gestionar calendarios y programar reuniones teniendo en cuenta la prioridad, el tiempo y los posibles conflictos.

• Reservar y gestionar la logística detallada de viajes (vuelos, hoteles, transporte terrestre, itinerarios) con rapidez, previsión y rentabilidad.

• Crear y dar formato a la correspondencia, presentaciones y documentos internos con la orientación de los miembros del equipo directivo.

• Presentar y dar seguimiento a los informes de gastos y las solicitudes de compra de acuerdo con las políticas de la empresa.

• Mantener la confidencialidad y manejar la información sensible con discreción.

Equipo y Coordinación Interfuncional:

• Asistir en la coordinación de reuniones internas, generales y de equipo, incluyendo la logística, las invitaciones y los materiales.

• Colaborar con otros Asistentes Ejecutivos y equipos internos para coordinar la programación y la planificación.

• Colaborar con los equipos de eventos y operaciones para apoyar la ejecución de reuniones externas y revisiones trimestrales (apoyando la logística, no liderando la planificación).

Procesos y Soporte Operativo:

• Seguir los procedimientos establecidos para aprobaciones, comunicaciones y documentación.

• Contribuir a la mejora de los procesos administrativos mediante la retroalimentación y la colaboración.

• Brindar apoyo personal ocasional a los ejecutivos (por ejemplo, programar citas), con aprobación.

Requisitos:

• Se requiere licenciatura o experiencia laboral equivalente.

• Más de 2 años de experiencia en un puesto administrativo o de soporte. Idealmente en tecnología o SaaS.

  Disponibilidad para trabajar en horario laboral normal, 5 días a la semana en la sede de San Francisco.

  Sólidas habilidades organizativas y atención al detalle.

  Capacidad demostrada para gestionar el tiempo, priorizar tareas y trabajar dentro de las directrices establecidas.

  Habilidades efectivas de comunicación escrita y verbal.

  Presencia profesional y discreción en el manejo de información confidencial.

  Tranquilidad bajo presión, orientación a soluciones y capacidad de respuesta.

  Se siente cómodo usando Google Workspace, Slack, Zoom y herramientas similares.

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  Atributos personales:

  Con ganas de aprender, crecer y contribuir a un alto rendimiento. Equipo.

• Confiable, puntual y receptivo.

• Tranquilo bajo presión, con una actitud positiva y orientada a soluciones.

• Dispuesto a seguir instrucciones y aprender de miembros del equipo con más experiencia.

• Colaborador y accesible, con sólidas habilidades interpersonales.