Administrador de la propiedad

Proporciona administración, dirección y liderazgo para garantizar que la propiedad se mantenga y opere de acuerdo con los objetivos de KWPM. Los administradores de propiedades están certificados y autorizados por el Estado de Florida como administradores de propiedades comunitarias (CAM).

Complejidad del trabajo y habilidades críticas

• Como enlace clave entre el cliente, KW Property Management y el personal de apoyo interno, el administrador de propiedades debe desempeñar sus funciones con el objetivo de proyectar una imagen profesional y competente: brindar un servicio amable y extrovertido al cliente es esencial, mientras que la puntualidad y la apariencia profesional son clave.
• El puesto es fundamental para todas las funciones de la comunidad e incluye trabajar en estrecha colaboración con la Junta Directiva de la Asociación o el promotor para administrar y operar la comunidad y facilitar la solución de problemas. Se requieren sólidas habilidades de gestión, atención al cliente y supervisión.

Funciones y Funciones Esenciales

Se podrán realizar adaptaciones razonables para que las personas con discapacidades puedan realizar las funciones esenciales.

• Demostrar una actitud positiva, profesional y orientada al cliente respecto a la empresa con compañeros de trabajo, residentes, propietarios, clientes y el público en general, ya sea por correo, teléfono o en persona. Esforzarse constantemente por mejorar el proceso de trabajo y los resultados para satisfacer mejor las expectativas del cliente.
• En las propiedades asignadas, actuar como coordinador principal de la empresa para garantizar que los esfuerzos de la empresa cumplan plenamente y superen las obligaciones contractuales de administración de la propiedad.
• Elaborar el presupuesto anual de la asociación.
• Analizar y distribuir los estados financieros mensuales, incluyendo las variaciones operativas respecto al presupuesto, la gestión de efectivo y las estrategias para el cobro de cuentas por cobrar.
• Mantener los archivos y registros de la propiedad completos y precisos, de acuerdo con los sistemas del departamento, con énfasis en la documentación para futuras consultas. Coordinar con el personal de apoyo de la sede central los procedimientos de la empresa gestora para el procesamiento y la distribución de información. Proporcionar informes generales del estado de todas las propiedades asignadas de forma rápida, detallada y precisa. Supervisar a los miembros del equipo en obra. Desarrollar especificaciones y evaluar continuamente las necesidades de servicio y el rendimiento en todas las áreas de mantenimiento y gestión. Animar al personal a comportarse de forma profesional y a cumplir con las normas de seguridad de la empresa. Motivar al personal a trabajar en equipo. Establecer y mantener relaciones de trabajo colaborativas entre departamentos, con compañeros de trabajo y, en particular, con otros miembros del equipo del proyecto. Preparar las reuniones de equipo con antelación y presidirlas.
• Adquiere y mantiene un conocimiento actualizado de los estatutos estatales y de las agencias reguladoras, así como de los documentos, políticas y procedimientos comunitarios de cada cliente.
• Inicia el contacto con los representantes de los nuevos residentes para coordinar el proceso de mudanza, ofrece una introducción y orientación al personal y al edificio, revisa los servicios disponibles y las normas y reglamentos del edificio.
• Establece y se adhiere a los más altos estándares de desempeño y los inculca al personal mediante un seguimiento personal para garantizar la prestación del servicio.
• Responde a las llamadas telefónicas y la correspondencia de manera oportuna y profesional.
• Mantiene una relación profesional con la Junta Directiva, los propietarios de las unidades y los proveedores.
• Capacidad para dirigir una reunión de la Junta Directiva cuando sea necesario, de acuerdo con las Reglas de Orden de Roberts.
• Elabora un informe de gestión que presenta una actualización sobre asuntos administrativos y un informe financiero. Descripción general, estado actual de la propiedad, progreso de proyectos específicos y recomendaciones claras y concisas.

  Prepara presentaciones profesionales de informes, planes de acción, presupuestos, análisis de ofertas, etc.
  Apoya los GRANDES valores, filosofía y objetivos de KWPM y se adhiere a las políticas de KWPM.
  Organiza el tiempo eficazmente y equilibra con éxito las demandas competitivas de múltiples proyectos.
  Asiste a la reunión mensual del gerente.
  Mantiene y carga todos los documentos en los sistemas de soporte de administración con precisión y los actualiza según corresponda.
  Supervisa los contratos regularmente. Evalúa y negocia todos los contratos eficazmente. Se asegura de que todos los proveedores proporcionen un certificado de seguro que nombre a la Asociación y a KW Property Management como asegurados adicionales y titulares del certificado. Obtiene copias de todas las licencias comerciales de los proveedores. Actualiza todos los documentos según corresponda.
  Mantiene registros, archivos y comunicaciones precisos pertinentes a la oficina de la Asociación. Organiza todos los archivos y políticas según los estándares de la empresa.

  Actualiza la comunicación de la Asociación periódicamente: actualiza los menús, prepara el boletín informativo de la Asociación y actualiza el sitio web de la Asociación.

  Procesa las infracciones, las órdenes de trabajo, las solicitudes de control arquitectónico, las solicitudes de arrendamiento y las solicitudes de venta con regularidad, mensualmente, según sea necesario.

  Tiene pleno conocimiento de los saldos de efectivo de los activos y la disponibilidad de fondos para proyectos. Gestión del flujo de caja para mejoras de capital.

• Supervisa los informes de antigüedad, las acciones legales oportunas y actualiza el módulo de cobranza de forma oportuna.
• Mantiene actualizados los registros de mantenimiento de los equipos, el inventario y actualiza trimestralmente el manual de mantenimiento preventivo.

Competencias:

Capacidad de comunicación
Perspicacia comercial.
Orientación al cliente.
Toma de decisiones.
Gestión financiera.
Orientación a resultados.

Responsabilidad de supervisión: Este puesto será responsable de la gestión del personal en las instalaciones.

Ambiente de trabajo

Este puesto se desarrolla en un entorno de oficina profesional. Este puesto utiliza habitualmente equipos de oficina estándar, como computadoras, teléfonos, fotocopiadoras, archivadores y máquinas de fax.

Exigencias físicas

Las exigencias físicas descritas aquí son representativas de las que un empleado debe cumplir para desempeñar con éxito las funciones esenciales de este puesto.

Al desempeñar las tareas de este puesto, el empleado debe hablar o escuchar con regularidad. Con frecuencia, debe estar de pie, caminar, usar las manos para tocar, manipular o sentir, y alcanzar objetos con las manos y los brazos. El empleado deberá recorrer la propiedad a diario, lo que incluye subir escaleras.

Tipo de puesto/Horas de trabajo previstas

Este es un puesto exento de tiempo completo. Los días y horas de trabajo son de lunes a viernes. El horario de atención se determinará según las necesidades del cliente.

Viajes

Se realizarán algunos viajes para asistir a capacitaciones o reuniones locales.

Educación y experiencia requeridas

Debe tener un sólido conocimiento práctico de los principios y prácticas de atención al cliente.

Capacidad para leer, analizar e interpretar procedimientos técnicos, contratos de arrendamiento, regulaciones o documentos con un grado de complejidad similar.

Debe ser competente y tener conocimientos prácticos de las aplicaciones de Microsoft Office.

Debe tener una licencia CAM de Florida.

Debe tener una licencia de conducir válida de Florida.

En ocasiones, se requiere que el empleado trabaje durante períodos prolongados; Ser flexible en el horario, que podría incluir noches y fines de semana.

Otras funciones

Tenga en cuenta que esta descripción del puesto no está diseñada para cubrir ni contener una lista completa de las actividades, funciones o responsabilidades que se requieren del empleado para este puesto. Las funciones, responsabilidades y actividades pueden cambiar en cualquier momento, con o sin previo aviso.

Experiencia

Requerida

• 3 años: Tres (3) años de experiencia como Administrador de Propiedades Comunitarias gestionando las operaciones de la comunidad, como el personal y los contratos de servicio.

Educación

Requerida

• Preparatoria o superior

Preferible

• Licenciatura o superior

Licencias y Certificaciones

Requeridas

Licencia de conducir

CAM

Habilidades

Requeridas

MS Office

Comportamientos

Requeridas

Trabajador de equipo: Trabaja bien como miembro de un grupo

Dedicado: Dedicado a una tarea o propósito con lealtad o integridad

Orientado al detalle: Capaz de llevar a cabo una tarea determinada con todos los detalles necesarios para que se haga bien

Líder: Inspira a sus compañeros a seguirlo

Motivaciones

Requeridas

Flexibilidad: Inspirado para un buen desempeño cuando se le otorga la capacidad Establece tu propio horario y metas.

Preferible.

• Iniciativa propia: Inspirado para trabajar sin ayuda externa.
• Espíritu emprendedor: Inspirado para un buen desempeño gracias a su capacidad para impulsar nuevas empresas dentro del negocio.

Empleador que ofrece igualdad de oportunidades.
Este empleador está obligado a notificar a todos los solicitantes sobre sus derechos conforme a las leyes federales de empleo. Para obtener más información, consulte el aviso «Conozca sus derechos» del Departamento de Trabajo.