ASISTENTE EJECUTIVO

Puesto: Asistente Ejecutivo

Programa: Oficina Administrativa

Reporta a: Director Ejecutivo

Remuneración: Salario anual de $80,000 a $100,000 según experiencia. Puesto de tiempo completo, exento. Los beneficios incluyen seguro médico, dental, de la vista, discapacidad a largo plazo, seguro de vida, cuenta de gastos flexible, beneficios para viajeros, estipendio para bienestar, licencia por enfermedad remunerada, días festivos pagados y recesos de verano-invierno (27 días en total), generosas vacaciones y plan 401(K) con aportación del empleador.

Fecha límite: Entrevistas inmediatas y continuas hasta cubrir el puesto.

Acerca de la organización:

Mission Action ha experimentado un rápido crecimiento, por lo que hemos creado numerosos puestos nuevos en nuestros diferentes programas y departamentos. Considere unirse a nuestro equipo para servir a las comunidades.

Mission Action promueve el bienestar individual y cultiva el poder colectivo entre las comunidades de bajos ingresos e inmigrantes para crear una sociedad más justa. Como organización multidisciplinaria y multiestrategica, trabajamos para mejorar la vida de las personas, así como para generar un cambio social más amplio mediante la defensa y la organización comunitaria. Trabajamos juntos en todos los programas para abordar la falta de vivienda, la falta de vivienda asequible y para apoyar los derechos de los inmigrantes con el fin de satisfacer las complejas necesidades de nuestras comunidades y abordar colectivamente las causas fundamentales del sufrimiento y la injusticia. Para conocer más sobre el modelo y el impacto de nuestra organización, le invitamos a ver el siguiente video.

Resumen del puesto:

Mission Action busca una persona dinámica y motivada para brindar apoyo administrativo ejecutivo a nuestro equipo ejecutivo. En este puesto, apoyará a los ejecutivos, gestionando una amplia gama de tareas complejas y altamente confidenciales. Este puesto requiere excelentes habilidades de planificación y priorización, atención al detalle, habilidades organizativas, dominio de Microsoft 365, Salesforce y otras aplicaciones informáticas, y la capacidad de gestionar múltiples solicitudes críticas simultáneamente. Los candidatos deben tener un mínimo de 5 años de experiencia apoyando a ejecutivos de alto nivel y se requiere español bilingüe.

Funciones y responsabilidades:

Gestiona asuntos delicados con un alto nivel de confidencialidad y discreción, especialmente las decisiones que impactan directamente las operaciones de la agencia.

Organiza el calendario y programa reuniones internas o externas, de forma independiente o según se le indique.

Prepara presentaciones de Word, Excel o PowerPoint, agendas, informes de proyectos especiales y otros documentos que apoyan los objetivos de la organización.

Asiste en las comunicaciones y correspondencia administrativa, incluyendo realizar llamadas telefónicas o redactar, corregir o formatear correos electrónicos.

Proporciona apoyo administrativo general, incluyendo la presentación de recibos y reembolsos, la compra de suministros o equipos, o la preparación de formularios para su revisión.

Según se requiera, investiga problemas y temas y prepara resúmenes ejecutivos.

Contribuye a impulsar la cultura del equipo mediante Asistencia en la planificación de eventos y operaciones.

Coordina comités y retiros administrativos y de toda la agencia.

Organiza viajes, alojamiento, reuniones y comidas para conferencias y según sea necesario.

Establece excelentes relaciones con los socios comunitarios. Según se le indique, representa a la agencia en ausencia de un miembro del equipo ejecutivo e informa sobre la información vital.

Prioriza las necesidades conflictivas, gestionando los asuntos con rapidez y proactividad. Realiza el seguimiento de los proyectos hasta su finalización exitosa, a menudo con plazos ajustados.

Redacta actas de reuniones con el liderazgo ejecutivo y, según sea necesario, de las reuniones de comités.

Supervisa al coordinador de oficina. Proporciona orientación y mentoría a otros asistentes administrativos y personal de la agencia, según sea necesario.

Desarrolla procedimientos operativos estándar para tareas/asignaciones administrativas en la organización.

Otras funciones organizacionales.

Dirige sus actividades de acuerdo con el Manual del Empleado de Mission Action, ejerciendo un criterio sólido y velando por los mejores intereses de la agencia y la comunidad.

Trabaja en el marco de la misión, la visión, los valores, la teoría del cambio de la agencia y el compromiso de la organización con la diversidad, la equidad y la inclusión, la justicia restaurativa, el trabajo con enfoque en el trauma y la justicia lingüística.

Calificaciones y experiencia deseadas

• Más de 5 años de experiencia trabajando como Asistente Ejecutivo.
• Capacidad para trabajar en un entorno dinámico y priorizar el trabajo para cumplir con los plazos específicos requeridos.
• Debe tener la capacidad de adaptarse a prioridades cambiantes y situaciones de crisis.
• Sólidas habilidades de priorización, organización y gestión del tiempo.
• Capacidad para gestionar múltiples tareas simultáneamente.
• Excelentes habilidades de comunicación interpersonal, escrita y verbal, incluyendo la resolución de conflictos y el desarrollo de relaciones.
• Experiencia en el procesamiento de informes de gastos.
• Debe ser automotivado y estar orientado a los resultados.
• Capacidad para mantener la confidencialidad de asuntos delicados.
• Debe poseer sólidos conocimientos informáticos, incluyendo dominio de Microsoft 365, incluyendo Outlook, Word, Excel y PowerPoint, Salesforce, Adobe y otras aplicaciones.

  Se prefiere título universitario.

  Disponibilidad para trabajar algunas tardes y fines de semana, con aviso previo ocasional.

  Se requiere ser bilingüe en español, tanto hablado como escrito.

  Cómo postularse

  Si cumple los requisitos y está interesado en postularse, envíe su currículum vitae, carta de presentación, requisitos salariales y tres referencias profesionales, incluyendo una referencia de supervisor, a https://dscs.isolvedhire.com/jobs/. Se realizarán entrevistas de forma continua hasta cubrir el puesto. Visite nuestro sitio web para obtener más información sobre nuestra organización: www.dscs.org.

  Mission Action (www.misstionaction.org) es una empresa que ofrece igualdad de oportunidades, valora la experiencia laboral y busca candidatos con la mayor diversidad posible. Animamos a personas de color, mujeres, personas mayores, miembros de la comunidad LGBTQ+ y personas con discapacidad, incluyendo personas con VIH y miembros de la comunidad que crecieron en el Distrito de la Misión. De acuerdo con la Ordenanza de Oportunidades Justas de SF, consideraremos para empleo a solicitantes calificados con antecedentes penales.